Efectos de los cambios tecnológicos en la empresa

Particularmente, el cambio tecnológico tiene seis etapas marcadas: la selección de la tecnología a implementar, la implementación de la tecnología en la empresa, la asimilación de la nueva tecnología, el aprovechamiento masivo de la nueva tecnología, la sostenibilidad de su funcionamiento y, finalmente, el reemplazo de esta tecnología por otra más moderna.

Efectos de los cambios tecnológicos en la empresa

La incorporación de tecnología en la empresa no garantiza la obtención de beneficios inmediatos. El éxito de la aplicación de una tecnología en la empresa depende de dos factores: el uso intensivo de la nueva tecnología por parte de la organización; y el entendimiento de la gerencia de los beneficios reales que se pueden obtener de esta tecnología.

La innovación no es un acto espontáneo, es el resultado de la aplicación disciplinada de una metodología y la creación de un ambiente proclive a la comunicación de ideas y la experimentación de conceptos. La aplicación exitosa de nueva tecnología en la empresa demanda el análisis y diseño de su utilización, la definición de su propósito y la estimación de los beneficios esperados.

Nadie sabía que necesitaba una tablet hasta que usó una y tuvo conciencia de las cosas nuevas que podía hacer y las cosas que ya hacía, pero ahora era posible hacerlas de manera diferente y mejor. La tecnología tiene la capacidad de satisfacer una necesidad que se sabía se tenía y crear una nueva necesidad a través de la posibilidad de hacer cosas nuevas que se perciben de utilidad y de conveniencia.

 

Lo único constante es el cambio

El desarrollo de las empresas, en cierta manera, puede explicarse con la teoría de la evolución de Darwin: sobreviven las más fuertes. En el proceso de supervivencia las empresas cambian en el tiempo, evolucionando de un estado a otro más desarrollado o perecen en un mercado en el que los competidores son más fuertes. En el caso de la empresa, la motivación para el cambio puede ser intrínseca cuando el liderazgo quiere implementar una nueva estrategia de negocios que propicie el crecimiento y la eficiencia de la empresa; o extrínseca, cuando los factores de mercado o innovaciones tecnológicas llevan a las empresas a realizar modificaciones significativas que las llevan a la adopción de nuevos modelos operativos.

Los cambios en las empresas son un proceso de transición que no debe ser conducido únicamente alrededor de la tecnología que se implementa, sino alrededor de las personas. La razón de hacerlo de esta manera es que en realidad, más allá de la mejora tecnológica que experimente la empresa, las personas pasan por un proceso de cambio fuerte de la manera como trabajan; en algunos podría ser un cambio menor, en otros puede ser un cambio radical. Todo cambio en las personas tiene una dosis de resistencia, de temor a lo desconocido, de querer quedarse con lo que se conoce. Esta conducta normal en las personas debe orientarse a través del acompañamiento del cambio de manera grupal e individual. Los cambios tecnológicos en las empresas que no han considerado a las personas como eje importante a considerar han tenido serias complicaciones, y varias han fracasado. En las empresas, lo más importante son las personas.

 

Cambios diversos

En general, en las empresas pueden ocurrir varios tipos de cambio; por ejemplo, cambios organizacionales, en el modelo de negocio y procesos operativos, cambios tecnológicos, entre otros. Particularmente, el cambio tecnológico tiene seis etapas marcadas: la selección de la tecnología a implementar, la implementación de la tecnología en la empresa, la asimilación de la nueva tecnología, el aprovechamiento masivo de la nueva tecnología, la sostenibilidad de su funcionamiento y, finalmente, el reemplazo de esta tecnología por otra más moderna. Es común pensar que el cambio termina con la implementación de la tecnología en la empresa; en realidad, en ese momento está disponible para la organización y recién en ese momento, empieza la obtención del retorno de la inversión realizada a través de su uso extenso e intensivo.

 

Factores para un cambio exitoso

Si bien el éxito de la tecnología implementada se basa en el uso de ésta, ya sea por usuarios de la organización o clientes de diversos segmentos, existen una serie de factores por los cuales se propicia el éxito de los cambios tecnológicos en las empresas, específicamente en los sistemas de información. Entre los más importantes se encuentra la conducta de la gerencia directamente relacionada con este cambio en cada una de las etapas antes indicadas. La gerencia juega un papel importante involucrándose en el desarrollo del proyecto de cambio, facilitando el acceso a recursos y validando la calidad de la ejecución y resultados parciales. Otros aspectos importantes en los que la gerencia tiene un rol activo es en la gestión de las expectativas de las gerencias que están involucradas en el proyecto. Incluye también, el verificar el nivel de aprendizaje y utilización que muestran los usuarios por la nueva tecnología, evaluar en el tiempo los resultados obtenidos durante su asimilación y explotación, y determinar acciones a seguir para mantener su uso en el tiempo.

La calidad del diseño y la funcionalidad del sistema de información implementado es otro elemento clave para la asimilación de la nueva tecnología. El calce que debe existir entre la funcionalidad y el modo de operación objetivo de la empresa es fundamental; si se obtiene parcialmente es probable que el sistema quede en desuso en el corto plazo y empiecen a aflorar soluciones grupales en herramientas de cómputo personal como por ejemplo el Excel. Asimismo, otro factor clave es la calidad de los datos que el nuevo sistema de información use. Si los datos no son confiables, ni son fáciles de usar, lo más probable es que el sistema de información en el tiempo se deje de usar, o se busque crear una fuente de datos alternativa a la principal, fuera del ámbito de control de la información, con lo que se introducen riesgos de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. La calidad de la funcionalidad y la calidad de los datos propician el uso de los sistemas de información.

El resultado esperado por la asimilación y aprovechamiento de la nueva tecnología, es la eficiencia operativa, la mejora en el servicio y el relacionamiento con el cliente. Pueden haber otros beneficios asociados al cambio tecnológico; sin embargo, la obtención de estos demanda un liderazgo transaccional (orientado al cumplimiento y calidad de la tarea) y un liderazgo transformacional (orientado al cambio de las personas a niveles de mayor madurez en el uso de nueva tecnología y nuevas formas de trabajar).

Acerca del Autor

Israel Mendiola Vergara